È un documento che descrive l’organizzazione, in un’azienda, del processo di conservazione digitale a norma. Nello specifico, deve illustrare in modo preciso e dettagliato: i soggetti coinvolti e i ruoli svolti, le tipologie di documenti riportati e il tempo di conservazione degli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo di conservazione, nonché le infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile.

Ogni operatore di energia che porti in conservazione digitale una o più tipologie di documenti.

È il soggetto, interno o esterno all’azienda, che definisce e gestisce il sistema di conservazione. Ha il compito, non delegabile, di predisporre il Manuale della Conservazione, curandone l’aggiornamento in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

È importante sia per rispettare le Linee Guida AGID sia per avere una panoramica chiara e puntuale dell’organizzazione del processo di conservazione documentale in azienda, con risvolti positivi sulla tutela dei dati personali contenuti nei vari documenti.